Rubens Reparatie Service hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Rubens Reparatie Service, hierna te noemen “RRS”, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Rubens Reparatie Service
Winkelhaak 4
5111 PX, Baarle-Nassau

KvK-nummer: [KvK-nummer]
E-mailadres: info@rrs.nl
Telefoonnummer: +31 6 40 21 99 46
Website: www.rubensreparatieservice.nl

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via bovenstaande contactgegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u contact met ons heeft of gebruikmaakt van onze diensten.

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;

• bedrijfsnaam;

• adresgegevens;

• telefoonnummer;

• e-mailadres;

• factuurgegevens;

• betalingsgegevens;

• gegevens die u invult via het contactformulier;

• informatie die u telefonisch, per e-mail, WhatsApp of op een andere manier aan ons verstrekt;

• informatie over een voertuig voor zover deze naar een persoon te herleiden is;

• kenteken of voertuiggegevens wanneer dit voor de werkzaamheden noodzakelijk is;

• correspondentie met RRS;

• technische gegevens die ontstaan bij het bezoeken van de website, zoals het IP-adres, browsertype en informatie over het gebruik van de website.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

RRS kan persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

Contact en aanvragen

Wanneer u telefonisch, per e-mail, via WhatsApp of via het contactformulier contact met ons opneemt, gebruiken wij uw gegevens om uw vraag te beantwoorden en contact met u te onderhouden.

Offertes en afspraken

Wanneer u een offerte aanvraagt of een afspraak wilt maken, gebruiken wij uw gegevens om de aanvraag te behandelen, een prijsopgave op te stellen en de werkzaamheden in te plannen.

Uitvoering van werkzaamheden

Wanneer RRS werkzaamheden uitvoert aan een truck, trailer of ander voertuig, gebruiken wij persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering en administratie van de opdracht.

Facturatie en administratie

Wij verwerken gegevens om facturen op te stellen, betalingen te verwerken en onze financiële administratie bij te houden.

Klantenservice

Wij kunnen gegevens gebruiken om vragen, klachten, garantiegevallen of andere verzoeken na de uitvoering van werkzaamheden af te handelen.

Website

Bij het bezoeken van onze website kunnen technische gegevens worden verwerkt om de website goed en veilig te laten functioneren en, indien daarvoor toestemming is gegeven, om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Wettelijke verplichtingen

Sommige gegevens moeten wij bewaren of verstrekken omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor onze fiscale administratie.

4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

RRS verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan de verwerking plaatsvinden omdat:

• de verwerking noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst;

• RRS moet voldoen aan een wettelijke verplichting;

• RRS een gerechtvaardigd belang heeft, bijvoorbeeld voor bedrijfsadministratie, beveiliging of het afhandelen van klantvragen;

• u toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die daarvoor hebben plaatsgevonden.

5. Contactformulier

Wanneer u het contactformulier op onze website invult, verwerken wij de gegevens die u zelf aan ons verstrekt.

Dit kunnen bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht zijn.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om uw aanvraag te behandelen en indien nodig contact met u op te nemen.

Vul via het contactformulier geen gevoelige persoonsgegevens in die niet noodzakelijk zijn voor uw aanvraag.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

RRS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

Contactaanvragen zonder overeenkomst
Correspondentie over een aanvraag wordt in beginsel maximaal twee jaar na het laatste contact bewaard, tenzij er een reden bestaat om deze langer te bewaren.

Klant- en opdrachtgegevens
Gegevens over uitgevoerde werkzaamheden worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de dienstverlening, garantie, klachten of eventuele juridische aanspraken.

Financiële administratie
Gegevens die onderdeel uitmaken van onze fiscale administratie, zoals facturen en betalingsgegevens, worden in beginsel minimaal zeven jaar bewaard overeenkomstig de wettelijke bewaarplicht.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

RRS verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere partijen wanneer dat noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering of dienstverlening.

Denk bijvoorbeeld aan:

• onze website- en hostingprovider;

• onze e-mailprovider;

• boekhoud- of administratiesoftware;

• een accountant of boekhouder;

• leveranciers of andere partijen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een opdracht;

• IT-dienstverleners;

• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens RRS verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de bescherming en beveiliging van deze gegevens.

Wij delen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

8. Squarespace

De website van RRS wordt gebouwd en gehost via Squarespace.

Bij het bezoeken van de website kan Squarespace technische informatie verwerken die noodzakelijk is om de website weer te geven, te beveiligen en goed te laten functioneren.

Squarespace kan persoonsgegevens verwerken op servers of via dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder in de Verenigde Staten.

Voor dergelijke doorgiften gebruikt Squarespace waar vereist passende mechanismen voor internationale gegevensoverdracht.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Squarespace is te vinden in de privacyverklaring van Squarespace.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners waarvan RRS gebruikmaakt kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dit gebeurt, zorgt RRS ervoor dat voor zover noodzakelijk passende waarborgen worden gebruikt overeenkomstig de AVG.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit, het EU-U.S. Data Privacy Framework of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

10. Cookies

De website van RRS kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het correct en veilig functioneren van de website en kunnen niet altijd worden uitgeschakeld.

Analytische cookies

Wanneer RRS analytische cookies gebruikt waarmee toestemming vereist is, worden deze pas geplaatst nadat de bezoeker hiervoor toestemming heeft gegeven via de cookiebanner.

Met analytische gegevens kan RRS bijvoorbeeld inzicht krijgen in welke pagina's worden bezocht en hoe bezoekers de website gebruiken.

Cookies van derden

Wanneer onderdelen van externe diensten op de website worden gebruikt, kunnen deze partijen eveneens cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.

Waar toestemming wettelijk noodzakelijk is, worden deze technieken niet geactiveerd voordat toestemming is gegeven.

U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen of een eerder gegeven toestemming intrekken via de cookie-instellingen op de website.

11. Google Maps en externe diensten

Wanneer op de website een kaart van Google Maps of een andere externe dienst wordt geïntegreerd, kan de betreffende aanbieder persoonsgegevens verwerken, zoals het IP-adres en technische informatie over het apparaat.

Wanneer voor het activeren van een dergelijke dienst toestemming vereist is, wordt de dienst pas geladen nadat hiervoor toestemming is gegeven.

Voor de verwerking door externe aanbieders gelden tevens de privacyvoorwaarden van die aanbieder.

12. Sociale media en externe links

De website kan links bevatten naar sociale media of websites van derden.

Wanneer u op een dergelijke link klikt, verlaat u de website van RRS. Vanaf dat moment is het privacybeleid van de betreffende externe partij van toepassing.

RRS is niet verantwoordelijk voor de manier waarop externe websites persoonsgegevens verwerken.

13. WhatsApp

Wanneer u ervoor kiest om via WhatsApp contact met RRS op te nemen, worden de door u verstrekte gegevens ook verwerkt door de aanbieder van WhatsApp.

Gebruik WhatsApp daarom bij voorkeur niet voor het versturen van gevoelige persoonsgegevens of andere informatie die niet noodzakelijk is voor uw aanvraag.

14. Beveiliging

RRS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen.

Geen enkele vorm van gegevensoverdracht of digitale opslag kan echter volledig zonder risico plaatsvinden.

15. Uw privacyrechten

Wanneer RRS persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u afhankelijk van de situatie verschillende rechten.

U kunt onder andere verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;

• correctie van onjuiste persoonsgegevens;

• verwijdering van persoonsgegevens;

• beperking van de verwerking;

• overdracht van persoonsgegevens;

• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact op via:

info@rrs.nl

Om misbruik te voorkomen, kan RRS u vragen aanvullende informatie te verstrekken om uw identiteit vast te stellen. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk.

16. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de manier waarop RRS met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij de mogelijkheid krijgen uw klacht te behandelen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse privacytoezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens

Meer informatie is te vinden via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Geautomatiseerde besluitvorming

RRS neemt geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor personen hebben.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

RRS kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, website of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt altijd op de website gepubliceerd.